Сколько хранить кассовые чеки и первичные документы

Безопасный общий срок хранения первички и чеков — не менее 5 лет после отчётного года. Популярное «4 года» — устаревшая редакция НК РФ: статья 23 НК сейчас также требует 5 лет для данных учёта, а Перечень Росархива № 236 (п. 277) подтверждает пятёрку для накладных, авансовых отчётов и квитанций.

Сроки по категориям документов

Документ	Минимальный срок	Основание
Первичка: акты, накладные, УПД, авансовые отчёты	5 лет после отчётного года	ст. 29 402-ФЗ; п. 277 Перечня № 236
Кассовые чеки, подтверждающие расходы	обычно 5 лет	ст. 29 402-ФЗ
Кассовая книга, ПКО/РКО	5 лет	Перечень № 236
Счета-фактуры	5 лет	Перечень № 236
Документы по страховым взносам	6 лет	ст. 23 НК РФ
Зарплатные ведомости	6 лет; без лицевых счетов — 50/75 лет	Перечень № 236
Документы по переносимым убыткам	период использования убытка + 5 лет	ст. 283 НК РФ

От какой даты считать

Не от даты чека: отсчёт — с 1 января года, следующего за отчётным. Чек от 15.11.2026 хранится до 31.12.2031 включительно. При споре или проверке срок продлевается до принятия решения по делу.

Почему это важно на практике

Проверка может прийти за три закрытых периода, и документы старше «кажется уже можно выбросить» — главный источник доначислений. Отсутствие первички — грубое нарушение учёта: 10 000 ₽ за один период, 30 000 ₽ за несколько, а если это привело к занижению базы — 20% от недоимки, но не менее 40 000 ₽ (ст. 120 НК РФ). Если документы утрачены — их можно восстановить комплектом.

Электронные копии

Отдельных сроков для сканов нет: файлы хранятся столько же, сколько бумага. Держите копии минимум в двух местах; оригиналы — в папке отчётного периода. Про юридическую силу электронного чека — отдельный разбор.